A közjegyző feladatkörébe tartozik az alább részletezett 4 országos nyilvántartás vezetése, valamint közhiteles nyilvántartások adatainak tanúsítása is.
NYILVÁNTARTÁSOK VEZETÉSE
Zálogjogi nyilvántartás vezetése
A Magyar Országos Közjegyzői Kamara által vezetett Zálogjogi Országos Nyilvántartás az ingó dolgot, illetve vagyont terhelő zálogjogot alapító szerződések létrejöttét tartalmazza. A zálogjogi nyilvántartás adataiba bárki, bármelyik közjegyzőnél betekinthet. A közjegyző az ügyfél részére a fennálló, már törölt vagy bármely időpontban fennállott bejegyzések lekérdezésére jogosult. A zálogjogi nyilvántartásba történő bejegyzés a közjegyző hatáskörébe tartozik.
A Magyar Országos Közjegyzői Kamara által vezetett Zálogjogi Országos Nyilvántartás az ingó dolgot, illetve vagyont terhelő zálogjogot alapító szerződések létrejöttét tartalmazza. A zálogjogi nyilvántartás adataiba bárki, bármelyik közjegyzőnél betekinthet. A közjegyző az ügyfél részére a fennálló, már törölt vagy bármely időpontban fennállott bejegyzések lekérdezésére jogosult. A zálogjogi nyilvántartásba történő bejegyzés a közjegyző hatáskörébe tartozik.
Végrendeletek Országos Nyilvántartásának vezetése
Szintén a Magyar Országos Közjegyzői Kamara vezeti a Végrendeletek Országos Nyilvántartása elnevezésű országos nyilvántartási rendszert. A közjegyző köteles a közjegyzői okiratba foglalt végintézkedést, az egyéb halál esetére szóló rendelkezést tartalmazó közjegyzői okiratot, valamint a végrendelet közjegyzőnél történő letételének tényét bevezetni a Végrendeletek Országos Nyilvántartásába, az okirat készítését vagy a letétbe helyezést követő 72 órán belül. Hagyatéki ügyekben a közjegyző az örökhagyó esetleges végrendelete iránti tudakozódás céljából köteles megkeresni a Végrendeletek Országos Nyilvántartását, ez garantálja, hogy bármely közjegyző előtt indult hagyatéki eljárásban a nyilvántartásban szereplő végintézkedés biztosan ismertté válik.
Szintén a Magyar Országos Közjegyzői Kamara vezeti a Végrendeletek Országos Nyilvántartása elnevezésű országos nyilvántartási rendszert. A közjegyző köteles a közjegyzői okiratba foglalt végintézkedést, az egyéb halál esetére szóló rendelkezést tartalmazó közjegyzői okiratot, valamint a végrendelet közjegyzőnél történő letételének tényét bevezetni a Végrendeletek Országos Nyilvántartásába, az okirat készítését vagy a letétbe helyezést követő 72 órán belül. Hagyatéki ügyekben a közjegyző az örökhagyó esetleges végrendelete iránti tudakozódás céljából köteles megkeresni a Végrendeletek Országos Nyilvántartását, ez garantálja, hogy bármely közjegyző előtt indult hagyatéki eljárásban a nyilvántartásban szereplő végintézkedés biztosan ismertté válik.
Élettársi nyilvántartás vezetése
Az új jogszabályi rendelkezés alapján a közjegyzők vezetik 2009. december 1-ét követően a Ptk. szerinti élettársi kapcsolat fennállásának bizonyításának megkönnyítését célzó elektronikus adatbázist, az Élettársi Nyilatkozatok Nyilvántartását. A nyilvántartásba történő felvételt akár az egynemű, akár a külön nemű élettársak, mint kérelmezők közösen kérhetik, míg az élettársi kapcsolat fenn nem állásáról szóló nyilatkozatot bármelyik élettárs egyedül is kérheti. Azokról, akik a nyilvántartásban együtt szerepelnek, vélelmezni kell, hogy addig, amíg mindkettőjük él és másként nem nyilatkozik, vagy házasságot nem köt egymással, élettársi kapcsolatban élnek. Az élettársak közös kérelmére a nyilvántartás tartalmazza az élettársak születendő közös gyermekének, gyermekeinek családi nevét is. Az élettársi nyilvántartás az élettársi kapcsolat fennállásáról szóló nyilatkozatot a bejegyzésének időpontjától számított 100 évig tartalmazza.
Az új jogszabályi rendelkezés alapján a közjegyzők vezetik 2009. december 1-ét követően a Ptk. szerinti élettársi kapcsolat fennállásának bizonyításának megkönnyítését célzó elektronikus adatbázist, az Élettársi Nyilatkozatok Nyilvántartását. A nyilvántartásba történő felvételt akár az egynemű, akár a külön nemű élettársak, mint kérelmezők közösen kérhetik, míg az élettársi kapcsolat fenn nem állásáról szóló nyilatkozatot bármelyik élettárs egyedül is kérheti. Azokról, akik a nyilvántartásban együtt szerepelnek, vélelmezni kell, hogy addig, amíg mindkettőjük él és másként nem nyilatkozik, vagy házasságot nem köt egymással, élettársi kapcsolatban élnek. Az élettársak közös kérelmére a nyilvántartás tartalmazza az élettársak születendő közös gyermekének, gyermekeinek családi nevét is. Az élettársi nyilvántartás az élettársi kapcsolat fennállásáról szóló nyilatkozatot a bejegyzésének időpontjától számított 100 évig tartalmazza.
Elektronikus letéti tár vezetése
A közjegyzői elektronikus letéti tár a Magyar Országos Közjegyzői Kamara által vezetett elektronikus nyilvántartás, melynek célja a közjegyzői dokumentumok elektronikus másolatának biztonságos őrzése. A közjegyző a nyilvántartásban elhelyezi az általa készített közjegyzői okirat hiteles kiadmányát, illetve a nemperes eljárásokban hozott jogerős határozatot. Az ún. archiválás alkalmával a közjegyző elkészíti a közokirat digitalizált másolatát és azt a hivatali elektronikus aláírásával hitelesíti.
A 2009. január 1. napjától bevezetésre került szabályozás szerint az ügyfél kérelmére a közjegyző az elektronikus letéti tárban helyezi el a kérelemben megjelölt okirat elektronikus hiteles másolatát. Az elektronikus letéti tárban az elektronikus okiratot 3 évig kell őrizni. Az őrzési idő a lejáratot megelőzően külön kérelemre - legfeljebb 3 éves időtartammal - többször meghosszabbítható, a hosszabbításra irányuló kérelem hiányában az elektronikus másolatot törölni kell.
A közjegyzői elektronikus letéti tár a Magyar Országos Közjegyzői Kamara által vezetett elektronikus nyilvántartás, melynek célja a közjegyzői dokumentumok elektronikus másolatának biztonságos őrzése. A közjegyző a nyilvántartásban elhelyezi az általa készített közjegyzői okirat hiteles kiadmányát, illetve a nemperes eljárásokban hozott jogerős határozatot. Az ún. archiválás alkalmával a közjegyző elkészíti a közokirat digitalizált másolatát és azt a hivatali elektronikus aláírásával hitelesíti.
A 2009. január 1. napjától bevezetésre került szabályozás szerint az ügyfél kérelmére a közjegyző az elektronikus letéti tárban helyezi el a kérelemben megjelölt okirat elektronikus hiteles másolatát. Az elektronikus letéti tárban az elektronikus okiratot 3 évig kell őrizni. Az őrzési idő a lejáratot megelőzően külön kérelemre - legfeljebb 3 éves időtartammal - többször meghosszabbítható, a hosszabbításra irányuló kérelem hiányában az elektronikus másolatot törölni kell.
KÖZHITELES NYILVÁNTARTÁS ADATAINAK TANÚSÍTÁSA
A közjegyző közhitelű nyilvántartások adatairól is állíthat ki tanúsítványt, vagyis tanúsíthatja, hogy a kivonat vagy másolat a közhiteles nyilvántartás adataival megegyezik. A kiállított tanúsítvány (pl.: hiteles cégkivonat, hiteles tulajdoni lap) a nyilvántartást vezető szerv által kiállított kivonattal, másolattal, vagy bizonyítvánnyal azonos hatályú.
A közjegyző többek között az alábbi közhiteles nyilvántartások tartalmának lekérésére és tanúsítására jogosult:
A közjegyző többek között az alábbi közhiteles nyilvántartások tartalmának lekérésére és tanúsítására jogosult:
- Cég nyilvántartás: az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium On-line Céginformációs és az Elektronikus Cégeljárásban Közreműködő Szolgálata által működtetett rendszer, amely a cégbíróságokon nyilvántartott gazdálkodó szervetek adatait tartalmazza. A nyilvántartási rendszer használatával a közjegyző az ország bármely cégbíróságán nyilvántartott társaságról cégmásolat, cégkivonat, cégbizonyítvány lekérdezésére jogosult. Az így kiállított hiteles cégkivonat azonos hatályú a cégbíróság által kiállított cégkivonattal.
- Ingatlan nyilvántartás: a Földmérési és Távérzékelési Intézet által működtetett országos földhivatali számítógépes hálózat, az ún. TAKARNET rendszer, amely az ingatlanok tulajdoni lapjainak adatait tartalmazza. A nyilvántartási rendszer alapján a közjegyző az ügyfél részére az ország bármely területén található ingatlan tulajdoni lapjáról hiteles másolat lekérdezésére jogosult. A hiteles tulajdoni lap másolat lehet teljes másolat (amely valamennyi bejegyzést tartalmazza szó szerint), szemle (amely a fennálló bejegyzéseket tartalmazza szó szerint) és részleges másolat (amely csak a kívánt bejegyzéseket tartalmazza szó szerint). A közjegyző által kiállított hiteles tulajdoni lap másolat egyenértékű a földhivatal által kiadott tulajdoni lap másolattal.